Nawet średniej wielkości firma miesięcznie generuje naprawdę spore ilości dokumentacji. To wielkie źródło informacji o procesach, prawidłowościach i możliwościach ulepszeń, pole do popisu dla analizy. Jednak najważniejsze dla pełnego wykorzystania tego źródła danych jest właściwe uporządkowanie i wdrożenie systemu obiegu dokumentów.
Dokumenty jako źródło wiedzy
Wiele z dokumentów wytworzonych w toku pracy firmy ma status danych nieustrukturyzowanych. Jako niepowiązane ze sobą nie dają gotowej wiedzy do czasu ich usystematyzowania. Jednak wdrożenie właściwego postępowania z dokumentacją może przyczynić się do wykorzystania danych, które wynikają z dokumentów takich jak faktury, notatki, wniosku bądź umowy.
Każda firma, która prowadzi dokumentację powinna postawić na wdrożenie właściwych procedur. System obiegu dokumentów stanowi jedną w procedur pracy, która przyczynia się do wzrostu wydajności. Jak wspomniano dzięki niej możliwe jest także stałe monitorowanie i analizowanie danych, które dają obraz bieżącej działalności.
Zastosowanie systemu obiegu dokumentów
Delegowanie zadań oraz wymiana informacji pomiędzy pracownikami powinny być uporządkowane. Elektroniczny system obiegu dokumentów sprawdza się w konkretnych działaniach i procedurach. Dobrym przykładem wykorzystywania systemów są procedury związane z księgowym dekretowaniem oraz akceptowaniem dokumentów zakupu lub uregulowanie spraw kadrowych. W znaczącym stopniu sprawdza się w procesach rekrutacyjnych, udzielania wniosków urlopowych bądź rozliczaniu delegacji.
Dzięki systemowi obiegu dokumentów możliwe jest niemalże automatyczne przypisanie faktur zakupowych do księgowości. Pracownicy na różnych szczeblach odpowiedzialności dokonują pracy z dokumentem wprowadzając zmiany statusu i komentarze. Dodatkowo system komputerowy pozwala na wgląd w dokumentację na każdym etapie jej obiegu w jednostce.
Korzyści z zachowania porządku
Porządek w dokumentacji elektronicznej prowadzi do namacalnych korzyści w funkcjonowaniu firmy. Przede wszystkim pozwala na oszczędności osobowe. Wiele z procesów, takich jak weryfikacja, kontrola lub opisywanie jest przeprowadzanych w łatwiejszy sposób, co pozwala na zaoszczędzenie czasu pracowników. System obiegu dokumentów oznacza mniej osób zaangażowanych w czysto techniczne problemy, zasadniczo niewymagające decyzji pracownika.
Rejestracja i zatwierdzanie dokumentów to czynności, które mogą zostać zaniechane przez nadmierne obciążenie pracownika. Kiedy w procesy te jest zaangażowanych więcej osób, ryzyko niedotrzymania terminu niestety rośnie. Warto zatem wprowadzić do firmy wspomniany system.
