Każda firma ma obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jeszcze niedawno konieczność ta wiązała się utworzeniem osobnego działu przedsiębiorstwa, który zajmuje się księgowością. Jednak co raz częściej właściciele rezygnują z tego rozwiązania. Na rynku zaczęły pojawiać się profesjonalne firmy świadczące outsourcing usług księgowych, dzięki czemu kwestię ksiąg i rozliczeń można powierzyć wykwalifikowanym księgowym.
Co to jest outsourcing usług księgowych?
Outsourcing księgowości to innymi słowy powierzenie odpowiedzialności za prawidłowo prowadzone księgi rozliczeniowe zewnętrznej firmie. Dzięki temu nie ma konieczności prowadzenia własnego działu. Należy jednak pamiętać, iż za ewentualne błędy popełnione przez zleceniobiorcę w świetle prawa nadal odpowiada właściciel firmy, więc wobec niego zostaną wyciągnięte konsekwencje finansowe.
W przypadku stwierdzenia nienależycie wykonanej usługi zleceniodawca może jednak ubiegać się zwrot kosztów poniesionych z tytułu wystąpienia nieprawidłowości w ogólnych rozliczeniach firmy. Zazwyczaj w pierwszej kolejności następują próby polubownego załatwienia sprawy. Gdy nie przynoszą one skutku – zarówno zleceniodawca, jak i zleceniobiorca może wystąpić na drogę sądową.
Jak zabezpieczyć się przed ewentualnymi konsekwencjami błędów popełnionych przez firmę świadczącą outsourcing księgowości?
Podstawowym zabezpieczeniem – nie tylko dla właściciela przedsiębiorstwa, ale także dla usługodawcy – jest pisemna umowa. To ona reguluje ogólne warunki współpracy, kwestię wynagrodzenia oraz zakresu obowiązków. Aby była wiążąca, powinna zawierać dokładne dane obu stron, termin jej ustania oraz termin ewentualnego wypowiedzenia (musi on zostać dotrzymany przez obydwie strony, w przeciwnym razie strona poszkodowana może ubiegać się o odszkodowanie).
Warto również na bieżąco śledzić poczynania firmy outsourcingowym. Bez wątpienia czujność jest pozytywną cechą każdego przedsiębiorcy. W momencie stwierdzenia zaniedbań ze strony usługodawcy, umowa może zostać rozwiązana w trybie natychmiastowym. Muszą być jednak ku temu jednoznaczne przesłanki.
Korzystanie z outsourcingu księgowości księgowości jest niezwykle korzystne dla firm. Warto jednak rozważnie wybrać usługodawcę i na bieżąco interesować się własnymi księgami rachunkowymi.
Artykuł powstał we współpracy ze specjalistami z GLC
