Prowadząc przedsiębiorstwo, należy pamiętać o prowadzeniu odpowiedniej dokumentacji. Jednakże, oprócz tego, powinno się przechowywać pewne dokumenty oraz akta przez określony prawnie okres czasu. Warto również zadbać o regularne porządkowanie dokumentów i akt tak, aby ułatwić sobie, pracownikom oraz (ewentualnie) firmie księgowej odnalezienie odpowiedniej dokumentacji, rozliczenie dokumentu itp.

Ponadto, porządek w biurze oraz dokumentacji sprawia także, iż wzbudzimy większe zaufanie w naszych kontrahentach, którzy chętniej będą współpracować z takim przedsiębiorcą, u którego żaden ważny dokument się nigdzie nie zgubi. Co więcej, właściwa archiwizacja dokumentów i akt jest konieczna ze względu na kontrole z Urzędu Skarbowego, dlatego też warto wykonać to zadanie rzetelnie, aby uniknąć kar za nieodpowiednie przechowywanie danych.

Kategorie oficjalnych dokumentów zgodne z obecnym prawem skarbowym

Do kategorii oficjalnych dokumentów możemy zaliczyć:

  • dokumentację archiwalną o kategorii A – należy tutaj cała masa różnych dokumentów, które trzeba przechowywać wieczyście (np. księgi stanu cywilnego, księgi wieczyste, akta sądowe, rejestry publiczne takie, jak notariaty, hipoteki, rejestry zastawów, oryginały map i planów, ważną dokumentację techniczną
  • niearchiwalną dokumentację o kategorii B – dokumenty tej kategorii mogą zostać zniszczone po upływie określonego w ustawie okresu czasu. Dokumenty z kategorii B dzielimy na: B z dodatkiem liczby (liczba ta oznacza, ile lat należy przechowywać dany dokument, np. 2 lata archiwizuje się listy obecności, 5 lat przechowuje się dokumentację księgową, dokumenty z ZUS, a 50 lat przechowujemy dokumentację pracowników, czyli listy płac, karty wynagrodzeń, itp.), BC (są to wszystkie dokumenty o krótkotrwałym znaczeniu, można pozbyć się ich po wykorzystaniu), BE wraz z liczbą (liczba oznacza, jak długo należy archiwizować dany dokument; litera „E” z kolei, iż trzeba oddać ów dokument archiwum państwowemu, aby mógł poddać go ekspertyzie)
  • dokumentację techniczną
  • dokumenty kadrowe, czyli akta osobowe

Archiwizacja dokumentów i akt – jak właściwie ją prowadzić? Od czego zacząć?

Jeżeli chcemy, żeby archiwizacja dokumentów i akt przebiegała prawidłowo, na samym początku należy pogrupować zebrane dokumenty do odpowiedniej kategorii. Następnie zabieramy się za porządkowanie dokumentów i akt. W tym celu należy posegregować chronologicznie wszystkie dokumenty i umieścić je w przezroczystych koszulkach (wówczas w prosty sposób zapobiegniemy ich zniszczeniu czy wyblaknięciu). Aby dodatkowo ochronić ewidencję taką, jak paragony, warto wykonać skany bądź ksero tych dokumentów.

W kolejnym etapie, ułożoną chronologicznie dokumentację, musimy powkładać do segregatorów bądź teczek (dokumentację archiwalną o kategorii A najlepiej do trwałych, dokładnie opisanych pudeł tak, aby nic się nie zagubiło na przestrzeni lat). W teczkach najwygodniej będzie umieścić takie dokumenty, które są związane ze sprawami bieżącymi – uzyskamy wówczas do nich łatwiejszy dostęp. Co najważniejsze, wszystkie, bez wyjątku, opakowania na ewidencję muszą zostać dokładnie opisane.

Kolejnym ważnym krokiem podczas archiwizacji i porządkowania dokumentów i akt jest brakowanie oraz niszczenie dokumentów (jeżeli chcemy, aby takie czynności odbywały się prawidłowo, należy postępować z normami określonymi ustawowo). Etap ten polega na odnalezieniu dokumentów niearchiwalnych z kategorii B, których okres przechowywania się skończył oraz na ich zniszczeniu. Znaleźć można je za pomocą specjalnych programów komputerowych, jeżeli dane przedsiębiorstwo takowe posiada bądź korzystając z rzeczowego wykazu akt (taką praktykę stosują jednostki administracji publicznej). Wyjątkowo istotną kwestię dla tego kroku stanowi sprawdzenie czy parametry niszczarki oraz pomieszczenia, w którym mają zostać zniszczone dokumenty zgadzają się z wymogami prawnymi. Niesamowicie ważne jest, aby czynności zostały przeprowadzone bez naruszenia przepisów RODO (Rozporządzeniu o Ochronie Danych Osobowych), które wskazują na tzw. zasadę czystego biurka (żaden dokument zawierający dane osobowe nie powinien pozostawać na wierzchu), bezpieczną archiwizację dokumentów i akt zawierających dane wrażliwe, używanie niszczarek konkretnej klasy oraz przestrzeganie określonych ustawowo terminów przechowywania dokumentów.

Firmy profesjonalnie zajmujące się porządkowaniem oraz archiwizacją dokumentów i akt

Wszystkie te wymogi dotyczące porządkowania czy archiwizacji dokumentów i akt mogą przerażać, lecz na szczęście na rynku istnieją przedsiębiorstwa profesjonalnie trudniące się takimi czynnościami. Warto przekazać taki obowiązek na barki takiej firmy, ponieważ zapewni nam ona przestrzeganie terminów, zajmie się porządkowaniem dokumentów, przechowa je, zniszczy konkretne dokumenty niearchiwalne po upłynięciu określonego dla nich okresu czasu. Co więcej, zajmując się porządkowaniem i archiwizacją dokumentów zawodowo, nie narazi nas na naruszenie praw skarbowych i grzywny.

[Głosów:0    Średnia:0/5]

BRAK KOMENTARZY

ZOSTAW ODPOWIEDŹ