Każda firma zobowiązana jest prawnie do przechowywania niektórych rodzajów dokumentów. Odpowiedzialny przedsiębiorca nie może jedynie poprzestać na wydzieleniu przestrzeni odpowiedniej wielkości i umieszczeniu tam akt. Żeby zapewnić danym rzeczywiste bezpieczeństwo, należy poświęcić chwilę na zaplanowaniu tego procesu.
Co wziąć pod uwagę przy przechowywaniu dokumentów?
Na samym początku dobre jest zdać sobie sprawę z tego, że nasze działania powinny być kompleksowe. Jeśli skupimy się jedynie na jednej kwestii, omijając resztę, nie będziemy mogli cieszyć się naprawdę satysfakcjonującym rezultatem. Co więc jest ważne?
- Meble i akcesoria do przechowywania akt
Wyposażenie to absolutna podstawa. Zanim zaczniemy rozważać zakup skomplikowanych systemów antywłamaniowych, sprawdźmy, czy nasza ochrona danych nie zawodzi już na tym polu. W sklepach oferujących meble znajdziemy wiele rozwiązań, które są w stanie sprostać potrzebom nowoczesnych przedsiębiorstw. Najbardziej zaawansowane szafy posiadają nie tylko bariery fizyczne, ale też i logiczne. Takie meble powinny chronić dokumentację przed kurzem, wilgocią, spojrzeniami osób, odwiedzających firmę. Jeśli natomiast chodzi o akcesoria, to warto w przemyślany sposób wykorzystać kolorystykę teczek, segregatorów i ich oznaczeń, tak aby korzystanie z dokumentacji było łatwiejsze. - Przydzielenie dostępu do dokumentacji
Sam zakup mebli nie wystarczy. Powinniśmy zatroszczyć się o to, kto będzie miał dostęp do ich wnętrza. Nawet zaawansowana bariera logiczna nie zapewni bezpieczeństwa dokumentacji, jeśli kod do niej będzie ogólnodostępny i będą posiadali go również pracownicy, nieuprawnieni do wglądu w dokumentację. - Zabezpieczenie biura
Jeśli zależy nam na naprawdę wysokiej ochronie dokumentacji, powinniśmy pomyśleć również o zabezpieczeniu samego obiektu. Oprócz ochrony antywłamaniowej, dobrze jest zadbać również o ochronę przeciwpowodziową i antyogniową. Taka infrastruktura może być jednak dość kosztowna.
A może skorzystać z pomocy specjalistów?
Wcześniejsze punkty dowodzą, że osiągnięcie wysokich standardów ochrony bywa czasochłonne i kosztochłonne. Trudno więc dziwić się temu, że przedsiębiorstwa poszukują profesjonalnej pomocy. Idealny usługodawca powinien doskonale orientować się, w jakich warunkach powinny być przechowywane konkretne nośniki danych. Dobrze dobrane temperatura i wilgotność powietrza przedłużą żywotność papieru lub elektronicznych nośników danych.
Istotną kwestią jest również zaplanowanie skutecznych procedur ochronnych. Polegają one na tym, że tylko wybrane osoby mają dostęp do dokumentacji. Załoga takiego usługodawcy musi więc doskonale znać te procedury i ich przestrzegać. Kolejna sprawa do ułatwienie dostępu do dokumentacji klientowi. Niektóre przedsiębiorstwa obawiają się, że przekazując swoje akta do zewnętrznej placówki, stracą szansę na bezproblemowy dostęp do akt o wybranej porze. Firmy takie jak np. Rhenus-data.pl, proponują swoim klientom nieprzerwany dostęp do dokumentów za pośrednictwem specjalne platformy.
Korzystanie z pomocy specjalistów ma wiele zalet. Zwiększone bezpieczeństwo, brak stresu, związanego z ewentualnymi karami za nieprzestrzeganie RODO to tylko niektóre z nich. Warto wspomnieć również o oszczędności przestrzeni. Niektóre firmy, mimo tego, że prowadzą dynamicznie rozwijającą się działalność, wolą pozostać w małym biurze. Może to wynikać m.in. z chęci oszczędności. Dzięki firmom oferującym przechowywanie dokumentów, znika problem zagraconego biura. Nie musimy też martwić się o przenoszenie ciężkich archiwów w razie przeprowadzki.
