Jako przedsiębiorca, któremu przysługuje podmiotowe lub przedmiotowe zwolnienie z podatku VAT, masz dwie możliwości na udokumentowanie procesu sprzedaży towaru lub wykonania usługi. Możesz wystawić zwykłą fakturę lub rachunek. Pierwsza opcja jest nieco bardziej skomplikowana, gdyż na dokumencie musisz zaznaczyć, że jesteś zwolniony z podatku, a także powołać się na stosowny przepis ustawy o VAT. W dodatku faktura jest trudniejsza w wypełnianiu i zawiera więcej elementów, dlatego wielu przedsiębiorców woli wystawić prosty rachunek.
Zasady wystawiania rachunków
Jeśli zdecydujesz się na dokumentowanie sprzedaży za pomocą rachunków, nie możesz w tym samym roku kalendarzowym zmienić zdania i „przerzucić się” na faktury. Wyjątkiem jest sytuacja, w której stracisz prawo do korzystania ze zwolnienia z podatku VAT. Wówczas pierwsza faktura powinna zostać oznaczona kolejnym numerem następującym po numerze ostatniego rachunku.
Wystawienie rachunku powinno nastąpić po wyraźnej prośbie kupującego. Termin na wystawienie dokumentu wynosi 7 dni liczonych od:
- dnia wydania towaru/zrealizowania usługi – jeśli klient poprosił o rachunek jeszcze przed otrzymaniem towaru/usługi
- dnia, w którym klient wyraził taką prośbę – jeśli klient poprosił o rachunek po otrzymaniu towaru/usługi
Jeśli klient nie wyraził takiej chęci w ciągu trzech miesięcy od otrzymania towaru lub zrealizowania usługi, przedsiębiorca nie ma obowiązku wystawienia rachunku.
Jakie dane powinny znaleźć się na rachunku?
W porównaniu do faktury rachunek jest znacznie prostszy. Obligatoryjne pola do wypełnienia to: dane sprzedawcy i nabywcy (nazwa, adres, NIP), numer rachunku, nazwa towaru/usługi, jednostka miary, ilość towaru/usługi, cena jednostkowa, łączna kwota sprzedaży opisana liczbowo i słownie oraz data wystawienia rachunku.
Rachunki należy numerować z zachowaniem prawidłowej kolejności. Również kopie rachunku przechowuje się w porządku chronologicznym, dopóki dokumenty nie ulegną przedawnieniu, tj. przez okres 5 lat od roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
Jak wystawić rachunek online?
Jeśli samodzielnie prowadzisz księgowość w swojej firmie, zapewne chętnie korzystasz z aplikacji i programów, które pomagają zapanować nad dokumentacją. Jednym z takich rozwiązań jest rachunek online – system działający z poziomu przeglądarki, za pomocą którego możesz automatycznie wystawić potrzebny dokument. Wystarczy wypełnić obowiązkowe elementy formularza, a następnie przesłać rachunek w formacie PDF prosto do nabywcy. Program może pobierać dane ze stworzonej przez Ciebie bazy klientów, co znacznie skraca czas przygotowania dokumentu. Nie musisz nic instalować – po zarejestrowaniu się w serwisie możesz korzystać z systemu z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu. Programy do rachunków online często są darmowe, jednak aby skorzystać ze wszystkich funkcji (zapisywanie dokumentów tworzenie bazy danych, wstawienie logo firmy) musisz wykupić abonament.
